Selasa, 09 Maret 2010

BAB 8 BUKU PAKET

BAB : 8

Membuat lembar kerja menggunakan program lembar kerja


Workbook merupakan file Microsoft Excel XP yang berisi satu atau lebih lembar kerja yang dapat digunakan untuk mengorganisasikan berbagai macam informasikan yang saling berhubungan. Kita dapat memasukan dan mengedit data pada beberapa lembar kerja secara bersamaan. Sebuah lembar kerja terdiri atas beberapa sel. Sebuah buku kerja hanya terdiri dari tiga tab sheet dengan nama Sheet1, Sheet2, dan Sheet3.

Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, biasanya kita tidak hanya bekerja dengan satu sel saja, tetapi beberapa sel sekaligus. Berikut ini tombol-tombol pada keyboard yang dapat digunakan untuk bekerja pada sel:


TOMBOL

FUNGSI

Berpindah antarsel ke kiri, atas, kanan, atau bawah.

Enter

Berpindah satu sel ke bawah.

Tab

Berpindah satu sel ke kanan.

Shift + Tab

Berpindah satu sel ke kiri.

Shift + Enter

Berpindah satu sel ke kanan.

Home

Berpindah ke kolom paling kiri atau A.

Ctrl + home

Berpindah ke awal lembar kerja atau sel A1.

Ctrl + End

Berpindah ke sel terakhir yang sedang digunakan.

Page Up

Berpindah satu layar ke atas.

Page Down

Berpindah satu layar ke bawah.

Ctrl +

Berpindah ke ujung deretan sel yang berisi di sebelah kanan.

Ctrl +

Berpindah ke ujung deretan sel yang berisi di sebelah kiri.

Ctrl +

Berpindah ke ujung deretan sel yang berisi di sebelah bawah.

Ctrl +

Berpindah ke ujung deretan sel yang berisi di sebelah atas.

Alt + Page Up

Berpindah satu layar ke ke kiri.

Alt + Page Down

Berpindah satu layar ke kanan.

Ctrl + Page Up

Berpindah ke lembar kerja berikutnya.

Ctrl + Page Down

Berpindah ke lembar kerja sebelumnya.



Untuk menggabungkan beberapa lembar kerja sekaligus dapat dilakukan melalui langkah-langkag berikut:

ü Pilih Tab lembar kerja

ü Tekan tombol shift pada keyboard dan tahan kemudian pilih Tab lembar kerja yang diinginkan yang akan dibuka secara bersamaan dengan lembar kerja sebelumnya.

ü Selanjutnya Tab sheet2 akan berubah warna putih dan pada title bar atau judul buku kerja yang akan tertulis Group.

ü Selanjutnya setelah pilih dua lembar kerja sekaligus, kamu dapat membuat laporan dimana laporan ini akan ditulis pada sheet1 dan sheet2.


Pada Microsoft Excel terdapat beberapa jenis data, seperti teks, angka, tanggal, dan waktu. Untuk memasukkan data ke dalam lembar kerja, dapat dilakukan dengan memilih sel dimana data tersebut akan dimasukkan. Selanjutnya ketikan data dan tekan tombol Enter atau Tab pada keyboard. Atau dapat menggunakan menu Format.

v Memasukkan Data Teks

Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, data jenis yang ditampilkan dalam berbagai bentuk huruf (font), ukuran(size), warna(colour) dan berbagai format yang lainnya. Untuk mengatur format dari tampilan teks dapat dilakukan melalui menu maupun menggunakan toolbar.

v Memasukkan Data tanggal dan Waktu

Data atau tanggal yang dimasukan harus sesuai dengan format yang berlaku pada sistem operasi yang sedang digunakan. Format tanggal biasa digunakan adalah dd/mm/yy atau dd(date), mm(month), yy(year).

Berikut ini beberapa fungsi tanggal :


No.

Fungsi

Keterangan

1.

=DATE()

Pengisian tanggal

2.

=DAY()

Menampilkan tanggal

3.

=MONTH()

Menampilkan bulan

4.

=YEAR()

Menampilkan tahun

5.

=DATEVALUE()

Mengubah teks menjadi tanggal

6.

=WEEKDAY()

Menampilkan angka urutan hari dari input



Berikut ini beberapa fungsi waktu :


No.

Fungsi

Keterangan

1.

=TIME()

Pengisian waktu

2.

=HOUR()

Menampilkan jam

3.

=MINUTE()

Menampilkan menit

4.

=SECOND()

Menalmpilkan detik

5.

=TIMEVALUE()

Mengubah teks menjadi waktu



v Memasukkan Data Bilangan

Untuk memasukkan data dengan tipe angka pada Microsoft Excel, kamu dapat menggunakn simbol mata uang atau simbol yang lain selama masih terdapat hubungan dengan perhitungsn angka yang dilakukan. Jika simbol yang digunakan tidak dianggap sebagai bagian dari angka maka data yang diketikkan akan berubah menjadi tipe huruf.



A. Membuat Lembar Kerja

1. Membuat Lembar Kerja Baru

- Workbook merupakan file microsoft excel XP yang berisi satu atau lebih lembar kerja (worksheet) yang dapat digunakan untuk mengorganisasikan berbagai macam informasi yg berhubungan.


- Cara membuat buku kerja baru :

File Ò New (pilih Blank Workbook pada bagian new)

- Cara untuk menambah Sheet :

Insert Ò Worksheet


2. Memasukkan Data

Beberapa hal yang harus diperhatikan pada saat memasukkan data pada lembar kerja, yaitu :

- Posisi data yang dimasukkan akan berubah secara otomatis

- Data yang diketikkan akan tertulis pada lembar kerja apabila kamu menekan tombol panah atau mouse untuk menunjuk sel lain

- apabila kita ingin memperbaiki isi suatu sel dapat dilakukan dengan mengklik dua kali pada sel yang akan diubah.


3. Menghapus Data

Cara untuk menghapus data yg mempunyai format tertentu:

EDIT Ú CLEAR

a. All :

menghapus data & format tampilan

b. Format :

menghapus format tampilan saja

c. Contents Del :

menghapus data tanpa menghapus format pada sel

d. Comments :

menghapus komentar pada sel tersebut



B. Menggabungkan Dua Lembar Kerja Atau Lebih

Untuk menggabungkan beberapa lembar kerja sekaligus dapat dilakukan melalui:

1. Pilih tab lembar kerja, misalnya : sheet 1

2.Tekan tombol SHIFT pada keyboard dan tahan kemudian pilih tab lembar kerja yang diinginkan yang akan dibuka secara bersamaan dengan lembar kerja sebelumnya. contoh : di pilih sheet 2

3. Pada tittle bar akan tertulis group.

Hal ini menandakan bahwa lebar kerja tersebut telah terpilih bersamaan dengan sheet 1.

Untuk menulis pada lembar kerja, anda hanya perlu mengetik pada satu lembar kerja saja karena apapun yg tertulis pada sheet 1 akan tertulis juga pada sheet 2.



C. Memasukkan Teks, Tanggal, dan Bilangan

1. Memasukkan Data Teks

- Untuk memasukkan data dengan jenis teks dapat dilakukan dengan mengetikkan data pada sel.

- Microsoft Excel secara otomatis akan mengatur posisi data jenis teks dengan format rata kiri (Align Left)

2. Memasukkan Data Tanggal Dan Waktu

- Untuk mengubah format tanggal dapat dilakukan dengan cara :

format cells number category date type ok

- Untuk mengubah format waktu sama dengn mengubah format tanggal, yang membedakan adalah “time” nya



D. Memformat Sel

1. Format Alignment

Format Alignment digunakan untuk mengatur perataan tampilan suatu data pada suatu sel. Menentukan perataan teks sendiri yaitu menggunkan Align Left, Center, Align Right atau Justify.

Untuk memformat tata letak, lakukan langkah-langkah berikut.

1. Pilih sel yang akan diubah formatnya.

2. Pilih menu Format Cells atau tekan Ctrl + 1 pada keyboard.

3. Setelah kotak dialog Format Cells muncul , pilih tab Alignment. Bagian-bagian pada kotak dialog Format Cells, sebagai berikut.

a. Text alignment Horizontal, menentukan format perataan data secara horizontal. Jarak Indentasi dapat diatur apabila mengatur perataan secara horizontal, isi kotak Indent dengan angka yang sesuai.

- General, data teks diformat rata kiri dan angka.

- Left (Indent), data dalam sel akan diformat rata kiri

- Center, data dalam sel akan diformat rata tengah

- Right (Indent), data dalam sel akan diformat rata kanan

- Fill, data teks atau angka dalam sel akan diulang penulisannya sehingga memenuhi lebar sel.

- Justify, data teks atau angka dalam sel diformat rata kiri dan kanan

- Center Across Selection, memformat data teks rata tengah terhadap range yang telah dipilih

b. Text alignment Vertical, menentukan format perataan data secara vertikal.

- Top data sel ditulis rata atas terhadap tinggi baris.

- Centerdata dalam sel ditulis rata tengah terhadap tinggi baris

- Bottom data dalam sel ditulis rata bawah terhadap tinggi baris

- Justify data dalam sel diformat rata atas dan baeah terhadap tinggi baris.

c. Text control, mengatur data pada suatu sel

- Wrap text melipat teks ke baris baru

- Shirnk to fit menyesuaikan ukuran huruf suatu teks yang cukup panjang terhadap lebar kolom.

- Merge cells, menggabungkan dua atau lebih sel menjadi satu.

d. Orientation, menentukan arah penulisan teks. Secara default, teks ditulis secara mendatar atau pada posisi horizontal dengan pembacaan teks dari kiri ke kanan.

e. Right-to-left Text direction, mengatur cara pembacaan pada suatu sel.

4. Lakukan pengaturan yang diinginkan pada kotak dialog Format Cells kemudian tekan OK.

2. Format Border

Digunakan untuk membuat garis pembatas antarsel. Hal ini berguna untuk membuat tabel-tabel terlihat lebih teratur. Untuk mengatur garis pembatas dan bingkai, dapat dilakukan melalui langkah-langkah sebagai berikut.

1. Pilih sel yang akan diubah formatnya.

2. Pilih menu Format Ò Cells atau tekan Ctrl+ 1 pada keyboard.

3. Akan muncul kotak dialog Format Cells, pilih tab Border. Beberapa bagian yang terdapat dialog Format Cells bagian tab Border, yaitu :

a. Presets, terdapat beberapa pilihan, yaitu :

- None, menghapus seluruh garis pembatas dan bingkai

- Outline, menampilkan garis pembatas dan bingkai dibagian luar dari sel.

- Inside, membuat garis dibagian dalam sel atau diantara sel.

b. Border, posisi garis yang diinginkan atau bagian sel yang akan diberi border.

c. Line Ò Style, pilihan garis yang dapat digunakan seperti garis putus-putus.

d. Color, mengubah warna garis.

4. Lakukan pengaturan border yang diinginkan kemudian tekan tombol OK.

Cara lain :

- Menggunakan ikon Borders pada toolbar Formatting. Caranya, pilih sel-sel yang akan diberi borderÒ pilih jenis garis Ò mengklik ikon Border pada toolbar Formatting.

- Menggambar gari pembatas sendiri menggunakan mouse dengan memilih fasilitas Draw Borders melalui ikon Borders. Maka akan tampilkan toolbar Borders.

3. Format Color dan Pattern

Digunakan untuk mengatur pemberian warna dan latar belakang dari suatu sel yang dipilih. Dapat dilakukan melalui langkah-langkah berikut.

1. Pilih sel yang akan diubah formatnya.

2. Pilih menu Format Ò Cells atau dengan menekan Ctrl + 1.

3. Setelah kotak dialog Format Cells ditampilkan, pilih tab Patterns. Ada beberapa bagian yang terdapat pada kotak dialog Format Cells, yaitu:

4. Lakukan pengaturan warna dan pola sesuai keinginan kemudian tekan tombol OK.

Cara lain :

Menggunakan ikon Fill Color pada toolbar Formatting Caranya, pilih sel-sel yang akan diberi warna Ò klik salah satu warna yang diinginkan.

4. Format Protection

Untuk menjaga agar data sel tidak dapat diubah oleh pihak lain. Fasilitas ini dapat digunakan untuk mengunci sel agar tidak dapat diubah dan menyembunyikan formula yang telah dibuat agar tidak terlihat. Untuk melakukan format Protection, dapat dilakukan melalui langkah-langkah ini.

1. Pilih sel yang akan diubah formatnya.

2. Pilih menu FormatÒ Cells atau dengan menekan tombol Ctrl + 1.

3. Setelah kotak dialog Format Cells ditampilkan , pilih tab Protection.

4. Ada dua pilihan dalam format Protection yaitu Locked untuk mengunci sel dari perubahan data dan Hidden untuk menyembunyikan formulas data suatu sel.



E. Menggabungkan Sel

Penggabungan dua atau lebih sel akan menghilangkan batas kolom san baris sari sel tersebut dan sebagai gantinya sel sel tersebut akan berupa suatu sel yang lebih panjang atau lebih lebar. Dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :

1. Blok sel B2 sampai E2

2. Klik ikon Merge and Center pada toolbar Formatting

3. Secara otomatis sel yang di blok yaitu sel B2 sampai E2 akan berubah menjadi satu sel.



F. Memformat Baris Dan Kolom

Mengubah ukuran baris atau kolom dengan cara :


1. Mengatur Tinggi Baris

Untuk mengubah tinggi dari suatu baris dapat dilakukan dengan menggunakan mouse, atau melalui menu Format

* Langkah-langkah untuk mengatur tinggi suatu baris yaitu sebagai berikut :

- Pilih atau blok sel yang akan diubah tinggi barisnya.

- Apabila akan menggunakan mouse, tempatkan penunjuk mouse pada batas baris antar sel. Setelah muncul kursor dengan tanda panah dua arah di antara sel, tahan tombol mouse gerakkan mouse sesuai dengan ukuran tinggi baris yang diinginkan.


- Cara lain untuk mengubah ukuran tinggi baris yaitu :

* Melalui menu Format.

- Langkah-langkahnya :

1. Blok sel yang akan diubah tinggi barisnya.

2. Pilih menu FormatÒ Row ÒHeight

3. Selanjutnya akan ditampilkan kotak dialog Row Heigh

4. Masukkan ukuran tinggi baris yang diinginkan pada kotak Row height. Tekan OK.

Untuk mengatur tinggi baris agar dapat berubah sesuai dengan data yang dapat pada sel, dapat melalui Format ÚRow Ú AutoFit


2. Mengatur Lebar Kolom

* Langkah- langkah untuk mengatur lebar kolom, yaitu :

- Blok sel yang akan diubah lebar kolomnya

- Jika menggunakan mouse, tempatkan penunjuk mouse pada batas kolom antara sel. Setelah muncul kursor dengan tanda panh dua arah diantara sel, tahan tombol mouse dan gerakkan mouse sesuai ukuran lebar kolom yang diinginkan

- Cara lain untuk mengubah ukuran lebar kolom melalui menu Format.

* Berikut adalah langkah-langkahnya :

1. Pilih atau blok sel yang akan diubah lebar kolomnya

2. Pilih dan klik menu Format Ú Column Ú Width

3. Selanjutnya, tampil kotak dialog Column Width

4. Masukkan ukuran tingii baris yang diinginkan pada kotak Column width. Tekan tombol OK

- Untuk mengatur lebar kolom agar dapat berubah sesuai dengan data yang terdapat pada sel, dapat dilakukan melalui menu :

Format Ú Column Ú AutoFit Selection

* Selain itu juga ada fasilitas untuk mengubah lebar semua kolom yang dapat dilakukan melaluI langkah sebagai berikut :

- Pilih menu Format Ú Column Ú Standard Width

- Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Standard Width

- Isi kotak Standard column width dengan ukuran lebar kolom yang diinginkan. Tekan tombol OK


3. Menyembunyikan Baris atau Kolom.

* Untuk menyembunyikan baris atau kolom, dapat melakukan langkah-langkah berikut :

- Pilih satu atau lebih baris atau kolom yang disembunyikan.

- Pada menu Format, pilih Row untuk baris atau Column untuk kolom.

- Pilih Hide untuk menyembunyikan baris atau kolom.

* Untuk menampilkan kembali baris atau kolom yang disembunyikan, lakukan langkah-langkah berikut :

- Pilih baris atau kolom yang mengapit baris atau kolom yang disembunyikan

- Pada menu Format, pilih Row untuk baris atau Column untuk kolom.

- Pilih Unhide untuk menampilkan kembali baris atau kolom yang disembunyikan



G. Memindahkan Dan Menyalin Data

Microsoft excel dan aplikasi Windows lainnya menyediakan fasilitas untuk menyalin dan memindahkan data. Fasilitas yang terdapat pada Microsoft Excel adalah Cut, Copy, Paste, dan Paste Special.

1. Memindahkan data

memindahkan data adalah menghapus data yang terdapat pada suatu tempet atau sel dan menempatkannya di tempat atau sel yang lain. Untuk menghapus dan memindahkan data digunakan perintah Cut dan Paste.

* Langkah – langkahnya yaitu:

a. Blok atau pilih sel yang berisi data yang akan dipindahkan.

b. Pilih menu Edit → Cut. Atau dengan menekan tombol Ctrl+ X pada keyboard.

c. Pindahkan penunjuk sel ke sel yang menjadi tempat untuk data yang dipindahkan.

d. Pilih menu Edit→ Paste. Selain itu dapat dengan menekan tombol Ctrl + V pada keyboard.

e. Selanjutnya, data akan berpindah ke lokasi baru.

2. Menyalin Data

Menyalin data pada dasarnya sama dengan memindahkan data, tetapi data yang terdapat pada posisi awal tidak akan terhapus.

* Langkah – langkahnya :

a. Blok atau pilih sel yang berisi data yang akan dipindahkan.

b. Pilih menu Edit→Copy. Selain itu dapat dengan menekan tombol Ctrl+C pada keyboard.

c. Pilih penunjuk sel ke sel yang menjadi tempat untuk data yang akan disalin.

d. Pilih menu Edit→Paste. Selain itu, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl +V pada keyboard.

e. Selanjutnya, data akan tersalin ke lokasi baru.

3. Menggunakan Paste Special

Berikut ini merupakan beberapa fasilitas yg terdapat pada paste special bagian paste :

a. All : menyalin isi sel termasuk formatnya

b. Formulas : hanya menyalin rumus sel

c. Values : hanya menyalin nilai hasil dari suatu penghitungan rumus

d. Formats : menyalin format yg terdapat pada sel sedangkan rumus isi atau isi sel di abaikan

e. Comments : menyalin komentar yg terdapat pada sel

f. Validation : hanya menyalin aturan validasi data yg terdapat pada sel

g. All except borders : menyalin semua yg terdapat pada sel kecuali garis pinggir

h. Column width : menyalin ukuran lebar kolom yg terdapat pada sell

i. Formulas and number formats : menyalin formula/rumus dan format angka pada sel

j. Values and number fomats : menyalin nilai hasil dan formt angka pada sel

- Pada bagian operation terdapat beberapa pilihan, yaitu sebagai berikut :

a. None : menyalin data yg terdapat pada sel tanpa melakukan operasi matematika

b. Add : menyalin data sekaligus menjumlahkan data tersebut dengan data yg terdapat pada sel tujuan

c. Substract : menyalin dan mengurangi data di sel tujuan dengan data dari sel awal

d. Multiply : menyalin data sekaligus mengalikannya dengan data yg terdapat pada sel tujuan

e. Divide : menyalin data sekaligus membagi data pada sel tujuan dengan data dari sel awal

f. Skip Blanks : digunakan apabila pada saat menyalin data terdapat pada sel yg kosong dan sel kosong tersebut tidak ingin disalin pada sel tujuan