BAB 13
MEMBUAT DOKUMEN MAIL MERGE DAN MENGGUNAKAN TEMPLATE
A.Membuat Dokumen Induk
Mail merge merupakan salah satu fasilitas yang ada pada microsoft word yang sangat berguna bagi kita ketika membuat sebuah data yang memiliki format yang sama tapi memiliki beberapa data yang berbeda dan banyak. contoh sederhana ketika kita membuat sebuah undangan. undang mempunya format yang sama, misalnya pada bagian hari, tanggal, dan acara. sedangkan data yang berbeda misalnya nama yang diundang, dan juga alamat yang diundang. seperti contoh di bawah ini.
Menggunakan fasilitas Mail Merge, dapat melalui langkah - langkah berikut.
setelah contoh naskah undangan di atas selesai diketik, sekarang saatnya mencoba fasilitas mail merge. Klik pada Menu Tools , kemudian klik pada Letters anda Mailings, kemudian klik pada Mail Merge . . .
setelah Mail Merge . Pada bagian ini, menentukan dokumen yang digunakan sebagai dokumen induk.
- Use the current document,memilih dokumen aktif sebagai dokumen induk.
- Start from a template, bentuk format
- Start from existing document, dokumen induk diambil dari dokumen lain yang pernah dibuat.
lalu akan diarahkan pada jendela starting document seperti gambar di bawah ini, klik pada Use the current document , kemudian klik pada Next: select recipient
pada jendela recipients seperti gambar di bawah ini, klik pada Type a news lits, kemudian klik pada Create
B. Membuat Dokumen Sumber Data
Setelah itu klik Create pada langkah sebelumnya tadi, akan muncul jendela New adress list seperti di bawah ini. jendela ini berfungsi untuk mengatur data data yang akan digunakan pada fasilitasmail merge. secara default sudah disediakan daftar kolom isian seperti di bawah ini. tapi karena yang akan kita gunakan pada latihan di atas hanyalah 3 kolom saja, yaitu Nama, ALamat, dan kota, maka kita akan mengganti semua kolom yang sudah disediakan dengan 3 kolom tadi, caranya klik pada tombol Customize.
jika setelah itu klik tombol delete muncul peringatan seperti gambar di bawah ini, klik pada tombol yes.
setelah semua terhapus, sekarang saatnya menambahkan field baru, dengan cara klik pada Tombol Add ,
setelah kamu klik tombol Add akan muncul jendela Add field seperti gambar di bawah ini. masukkan nama fieldnya yang pertama, yaitu “nama” kemudian klik tombol OK .
dengan langkah yang sama buat lah field untuk “alamat” dan juga “kota” , sehingga hasilnya seperti gambar di bawah ini, selelah ketiga field selesai dibuat, klik pada tombol OK.
pada contoh gambar di bawah ini merupakan kolom address pada urutan ke empat, untuk melihat address kolom sebelumnya klik pada tombol Previous, tombol First untuk kolom pertama, tombol Next untuk melihat kolom selanjutnya , dan tombol last untuk melihat kolom address yang terakhir. jika semua data telah diisi klik pada tombol Close.
setelah kamu klik tombol close, akan muncul jendela Save Address list seperti gambar di bawah ini. berikan nama file nya, kemudian klik pada tombol save.
setelah kamu klik pada tombol save, akan muncul jendela Mail Merge Recipients seperti gambar di bawah ini, klik pada tombol OK
setelah kamu klik pada tombol OK, perhatikan toolbar bagian atas microsoft word, maka akan tampak toolbar baru, yaitu toolbar untuk fasilitas mail merge.
untuk mengaktifkan fasilitas mail merge yang baru kita buat tadi, aktifkan kursor pada ruang kosong di bawah tulisan Yth. Bpk/Ibu/Sdr.
C. MENGATUR TAT LETAK DOKUMEN
Pengaturan tata letak dokumen dapat diatur melalui kotak dialog Page Setup yang dapat diakses melalui menu File-Page Setup. Pada tab Margins, kamu dapat mengatur orientasi halaman yaitu pada pilihan Potrait atau Landscape.
D. MENGGABUNGKAN DUA DOKUMEN ATAU LEBIH
Untuk mengabungkan naskah tersebut, dapat memanfaatkan menu insert dengan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Pastikan dokumen pertama aktif
2. Posisikan kursor pada tempat file akan digabungkan atau ditempatkan.
3. Pilih Menu Insert-File
4. Pada kolam Look in, tentukan direktori tempat file yang akan kamu sisipkan
5. Pastikan tipe file yang akan kamu sisipkan didukung oleh Ms.Word XP
6. Klik nama file yang akan kamu sisipkan pada kotak File name
7. Tekan tombol Insert untuk menyisipkan file tersebut.
E. MEMBUAT LAPORAN ( REPORT )
Microsoft Word XP telah menyediakan format atau template untuk membuat laporan. Laporan ada 3 bentuk yang telah disediakan yaitu Contemporary Report, Elegant Report, dan Professional Report.
Langkah-langkah yang diambil dalam pembuatan laporan :
· Klik Menu File – New.
· Pada bagian New from templates, pilih General Templates. Selanjutnya, kotak dialog templates akan ditampilkan. Pilih Tab Reports, selanjutnya berbagai templates report akan ditampilkan.
· Pilih salah satu jenis report yang akan digunakan. Sebagagai pilih contoh Professional Report.
· Lalu klik tombol OK.
· Lalu isi dan modifikasi bentuk sesuai dengan kebutuhan.
F. MEMBUAT TULISAN ILMIAH
Microsoft Word XP yang menyediakan fasilitas untuk membuat tulisan ilmiah disebut fasilitas Thesis.
Langkah-langkah membuat Thesis :
· Klik menu File-New. Yang akan tertampil secara otomatis. Lalu pilih General Templates pada bagian New from template.
· Pada kotak dialog Templates, pilih tab Publications kemudian pilih Thesis.
· Klik tombol OK
· Kamu dapat melakukan modifikasi sesuai dengan kemauan anda
G. MEMBUAT BROSUR
Kita dapat emmbuat brosur sesuai dengan keinginan kita dengan menggunakan langkah-langkah sebagai berikut :
· Klik menu File-New. Yang akan tertampil secara otomatis. Lalu pilih General Templates pada bagian New from template.
· Pada kotak dialog Templates, pilih tab Publications kemudian pilih Brochure
· Klik tombol OK
· Kamu dapat mngetiksesuai dengan keinginan dan kebutuhan kita.
H. MEMBUAT SURAT DAN FAX
Kita dapat memanfaatkan fasilitas yang disediakan untuk membuat surat dan fax dengan mengikuti cara-cara sebagai berikut :
· Klik menu File-New. Yang akan tertampil secara otomatis. Lalu pilih General Templates pada bagian New from template.
· Pada kotak dialog Tempaltes, Pilih tab Letters and Faxes
· Tentukan jenis surat atau fax yang kamu inginkan lalu klik tombol OK
· Modifikasi isi surat atau fax sesuai dengan keinginan