tik ringkasan

BAB : 3

MENGGUNAKAN E-MAIL UNTUK KOMUNIKASI

A.Mendeskripsikan Fungsi E-mail Sebagai Alat Komunikasi

1. Penggunaan Internet untuk komunikasi ( E-mail )

E-mail merupakan salah satu fasilitas tertua dalam penggunaan internet. E-mail merupakan fasilitas internet yang paling banyak digunakan oleh pengguna. Setiap hari hampir jutaan pesan dikirimkan ke segala tujuan. Salah satu alasan disebarluaskan pengguna internet sebagai jaringan internasional adalah karena fleksibilitas dari berbagai jenis komputer yang dapat terhubung dengan internet. Terdapat dua jenis layanan e-mail yaitu :

ü E-mail yang berbasis web

Pada e-mail jenis ini, seluruh aktivitas mengirim atau menerima file dilakukan melalui sebuah situs yang disebut dengan web mail. Setiap kali akan menggunakan e-mail, pengguna harus terhubung dahulu dengan internet. Beberapa web mail penyedia pelayan internet gratis sudah banyak tersedia di internet, misalnya Telkom-net Mail, Yahoo! Mail, hotmail.

ü E-mail yang berbasis client

Dibutuhkan sebuah perangkat lunak apabila akan menggunakan e-mail pada e-mail jenis ini, misalnya Eudora atau Microsoft Outlook. Fasilitas yang disediakan antara lain untuk menulis dan mengelola e-mail tanpa harus terhubung dengan internet.

2. Fungsi E-mail sebagai alat komunikasi

E- berasal dari kata electronic mail. E-mail atau surat elektronik adalah suatu cara untuk mengirim pesan dalam format data elektronik dari satu komputer ke komputer lainnya. E-mail juga digunakan untuk mengirim surat atau ucapan selamat kepada keluarga di kampung halaman atau diluar negeri. Dalam bidang bisnis, e-mail sudah digunakan untuk melakukan kesepakatan bisnis atau mengirim surat dokumen penting. E-mail juga mempunyai dampak negatif. Misalnya, sebagai alat penyebar virus komputer dan alat komunikasi orang yang mempunyai tujuan yang buruk lainnya, seperti teroris yang menggunakan e-mail untuk menghubungi anggota yang ada dibelahan dunia lain untuk merencanakan rencana jahat mereka. Terdapat banyak cara untuk mendapatkan e-mail, diantaranya :

Ø Melalui penyedian e-mail yang gratis

Ø Undangan dari teman

Ø Dari Internet Service Provider

Ø Dari perusahaan

Ø Memesan sendiri

B. Mendeskripsikan Persamaan dan Perbedaan Mailbox di Kantor Pos ( Fisik ) yang Memiliki identitas dan Kunci dengan Mailbox E-mail yang Memiliki User ID dan Password

Surat merupakan salah satu alat komunikasi yang sudah lama kita kenal. Pengiriman surat dengan menggunakn media konvensional akan menghasilkan sesuatu yang jelas dan isinya tidak harus selalu diklarifikasi. Sedangkan melalui e-mail, adakalanya informasi yang terkandung didalamnya perlu dikonfirmasikan ulang kepada si penggirim, terutama untuk sesuatu yang sifatnya penting dan tidak ada hubungannya dengan pembicaraan yang sebelumnya. Hal ini disebabkan karena tidak jarang e-mail sampah ( spam ) yang diterima oleh pemilik. Penggunaan e-mail memiliki sebuah kotak surat yang disebut dengan mailbox yang tersimpan di mailserver.

Flame merupakan pesan dalam e-mail yang berisi kritik atau pendapat. Flame biasanya dikirim oleh pengguna internet ke seseorang atau sebuah news group sebagai ekspresi kekesalan karena adanya pelanggaran internet.

C. Menggunakan Alamat Tujuan dan Subjek untuk MembuatE-Mail

Hal yang harus diketahui sebelim mengirim e-mail ke seseorang adalah alamat e-mail dari orang itu. Jika kamu tidak mempunyai alamat e-mail maka pengiriman e-mail tidak akan pernah terjadi. Banyak terdapat penyedia internet e-mail yaitu :

Ø Yahoo!

Alamat : mail.yahoo.com

Ø Gmail

Alamat : mail.gmail.com

Ø Hotmail

Alamat : www.hotmail.com

Ø Plasa

Alamat : www.plasa.com

Salah satu cara untuk mendapatkan e-mail adalah melalui penyedian layanan yang gratis. Penyedian layanan e-mail itu pada umunya mensyaratkan untuk melakukan registrasi terlebih dahulu.

Nama login atau alamt e-mail pada umumnya terdapat dua bagian utama yaitu nama mailbox dan nama komputer dimana mailbox itu berada. Mailserver merupakan komputer tempat mleletakan mailbox sedangkan setiap pengguna e-mail dapat disebut client.

Format penulisan alamat e-mail :

NAMAMAILBOX@NAMAMAILSERVER

Jika kita mendapat e-mail yang bernama MAILER-DAEMON, berarati e-mail yang kita kirim kepada orang lain tidak terkirim atau tidak dikenali. Alasan yang paling umum terjadinya MALIER-DAEMON :

ü Over Qouta

Biasanya setiasp account e-mail memilki kuota atau kapasitas maksimum. Sebagia contoh, Webmail CBN memiliki kouto 5 MB. Jika telah melebihi batas kita tidak dapat menerima e-mail baru.

ü Account Disable or Discontinued

Jika kamu memilki e-mail tetapi tidak pernah dibuka dalam jangka waktu berturut-turut maka dengan otomatis e-mail akan di nonaktifkan.

ü Invalid Address

Jika kita mengirim surat kepada siapapun tetapi salah dengan alamat e-mail yang salah maka surat itu tidak akan sampai kepada siapa pun.

Berikut ini adalah ikon-ikon yang terdapat dalam Yahoo!Mail :

IKON	KETERANGAN
Check E-mail	Check e-mail sama dengan inbox
Compose	Jendela tempat kamu menulis pesan yang akan kamu kirim ke teman-teman atau relasi.
Folders	Foldres yang terdapat dalam Yahoo! Mail sama fungsinya terhadap folder biasa kamu gunakan di Windows.
Addresses	Dapat digunakan untuk menyimpan alamat e-mail teman atau relasi sehingga kamu tidak perlu menulis kembali alamat e-mail teman.
Search the web	Fasilitas yang diberikan jika kamu ingin mencari sesuatu. Ketik apa yang ingin kita cari dan klik search.
Options	Dapat digunakan jika kamu ingin mengatur beberapa setting dari Yahoo! Mail.
Sign Out	Digunakan jika kita ingin keluar dari Yahoo! Mail atau kembalike halamn depan Yahoo!.

D. Melakukan Download Attachment dan Memindahkan Pada Media Lain.

Langkah-langkah untuk membuka dan meyimpan e-mail adalah :

• Buka e-mail yang mengandung file attachment
• Selanjutnya, akan ditampilkan halaman e-mail yang kamu terima .
• Klik nama file attachmnet pada kotak subjek dan klik Scan And Downloads Attachment.
• Klik download attachment jika file yang sudah kamu sacn benar-benar bebas virus.
• Jika kamu menyimpan maka kamu klik Save As dan tentukan direktory atau penyimpana pada kotak Save In.
• Klik save dan Open jika Download telah Complete.

E. Kode Etik Penggunaan E-mail

Etika dalam surat elektronik sama dengan menulis surat biasa. Etika dalam berkomuniksai dalam e-mail dikenal dengan istilah Netiquette atau Internet Etiquette. Berikut ini beberapa aturan dalam berkomunikasi melalui e-mail :

Ø Hindari penggunaan huruf kapital dalam seluruh isi pesan.

Ø Hormati Privacy orang lain.

Ø Ingatlah bahwa tidak semua orang menerima segala hal yang kamu anggap lucu.

Ø Jangan teruskan surat berantai.

Ø Jangan melakukan spam.

Ø Perhatikan susnan forward apabila ingin menggirim kepada pihak lain. Artinya luangkan waktu untuk menghapus tanda ”<<>”.

Ø Selalu isi bagian sujek, jangan pernah kosong.

Ø Ganti subjek pembicaraan topik apabila berubah.

Ø Hapus pesan reply yang tidak perlu.

Ø Jangan mudah tersinggung, reaksi yang berlebihan, atau terburu-buru dalam menghapuskan e-mail tanpa berusaha memikirkannya kembali.

Ø Bersabarlah dalam menunggu balasan pesan.

Ø Jangan mengirimkan file attachment dengan kapasitas yang terlalu besar, kecuali memang diminta.

Ø Hindari kesalahan dalam ejaan atau tata bahasa.

Ø Hindari kata-kata ”pedas” yang membuat orang lain tidak enak hati.

Ø Baca Frequently Asked Question ( FAQ ) jika kamu bergabung dalam kelompok diskusi.